CASE STUDY
L'Azienda
Patrizia Pepe nasce nel 1993 puntando su di una diversa concezione dell’abbigliamento femminile. Dietro una forza creativa caratterizzata da una continua innovazione, cresce un’azienda attenta ad ogni dettaglio, alla qualità, alla cura delle finiture. Ogni capo deve essere apprezzato per come appare, ma anche per il suo modo di essere confortevole e vivibile in ogni occasione. La stessa vincente filosofia è presente in tutti i contesti aziendali e la si può leggere anche nelle logiche che guidano i suoi Sistemi Informativi.
La sfida
La grande quantità di documenti generati sia dai sistemi di Tessilform che dai molti fornitori dell’azienda erano divenuti estremamente pesanti da gestire sotto forma cartacea. Le informazioni contenute nei documenti erano in pratica divenute irreperibili una volta archiviate e lo spazio necessario al loro contenimento sempre maggiore.
Nel 2007 Tessilform inizia così una ricerca di mercato per trovare una soluzione che potesse dare una risposta alle innumerevoli problematiche relative a :
- Gestione dei documenti
- Riduzione spazi dedicati all’archiviazione cartacea
- Riduzione dei tempi e di conseguenza dei costi per l’archiviazione documentale
- Facile reperimento dei documenti archiviati
- Riduzione del ruolo di responsabilità relativo alla conservazione documentale
La soluzione ricercata doveva avere inoltre le seguenti caratteristiche :
- Minor impatto possibile sulle attività quotidiane degli utenti
- Decentralizzazione del servizio di conservazione :
- Non volevamo infatti portarci in casa i documenti elettronici acquisiti
- Perfetta integrazione con il gestionale aziendale
- Consultazione dei documenti archiviati via Internet :
- In questo modo sarebbe stato possibile estendere la consultazione ancheall’esterno dell’azienda
La soluzione
Dopo un'attenta analisi delle soluzioni presenti sul mercato, la scelta è stata la soluzione JDoc proposta da enerJ.
Il progetto realizzato per Patrizia Pepe ha consentito all'azienda di raggiungere gli obiettivi che si era posta in tempi rapidi, consentendo di gestire l’archiviazione e la conservazione documentale in maniera snella ed organizzata.
La soluzione realizzata coinvolge vari reparti aziendali, come ad esempio l'amministrazione per la gestione delle fatture attive e passive, libro giornale, registri iva e mastrini dei conti e il magazzino, per la gestione del giornale di magazzino e DDT fornitori.
Il know-how e la forte focalizzazione alla tematica dei consulenti enerJ ha permesso all'azienda di approcciare il progetto con un supporto consulenziale, che ha consentito anche di riorganizzare i processi interni.
“Con JDoc i documenti sono sempre consultabili e di facile reperimento. L’infrastruttura e la consulenza di enerJ ci ha permesso di considerare gli
archivi documentali non più come un costo, ma come una risorsa dalla quale reperire facilmente utili informazione.’’
Lorenzo Tazzi – Responsabile Applicativo – Tessilform Spa