La Gestione Elettronica Documentale è un insieme di procedure, strumenti e tecnologie, rivolte all’archiviazione, al trattamento, alla gestione del processo di tutte le informazioni prodotte e ricevute da un’azienda.
La GED ha principalmente due obiettivi:
• supportare le procedure aziendali che richiedono consultazione, distribuzione, controllo di documenti
• supportare le attività decisionali degli individui rendendo loro disponibili le informazioni rilevanti
Un punto chiave è rappresentato dalle necessità di integrazione e sincronizzazione con l’infrastruttura informatica esistente: sistemi gestionali, messaggistica, strumenti di produttività personale, fax server, ecc.
Per semplificare l’utilizzo di soluzioni GED è importante prevedere la possibilità di integrare parte dei suoi servizi all’interno delle applicazioni più comuni già esistenti.
JDoc è l’applicazione software di Enerj per l’automazione dei processi documentali aziendali e la conservazione sostitutiva dei documenti. E’ una soluzione completa, modulare e versatile che integrandosi in maniera nativa con le principali applicazioni dell’azienda, semplifica l’operatività quotidiana e aumenta la produttività degli utenti.
Uno delle principali soluzioni di gestione documentale è rappresentato dall'automazione del Ciclo Attivo e Passivo di un'azienda.
AUTOMAZIONE DEL CICLO ATTIVO
La gestione dei documenti prodotti dall'azienda è una procedura che con l'aiuto di JDoc diventa automatica e trasparente all’utente finale. Il sistema, integrandosi con l'ERP (per es. SAP, Microsoft Navision, Galileo, IBM Acg, As400, ecc) prende in carico automaticamente sia i metadati (attributi) sia i documenti prodotti dal sistema gestionale, attraverso le modalità che verranno concordate in sede di analisi tecnica.
In questo modo, Fatture di Vendita e Accompgnatorie, DDT emessi, Ordini e Conferme d'ordine e tutti gli altri documenti emessi possono essere archiviate in JDoc in modo semplice e senza l'intervento dell'utente.
Le modalità di integrazione con i gestionali prevedono la condivisione sia delle informazioni "minime" necessarie all'archiviazione, ricerca e successiva conservazione a norma (metadati), sia dei Pdf o Spool di stampa per l'archiviazione del documento.
JDoc, oltre a semplificare la ricerca dei documenti attraverso i metadati, consente di visualizzare direttamente dal gestionale i documenti archiviati attraverso dei semplici tasti funzione.
AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO
L'applicazione Jdoc può gestire indifferentemente le diverse modalità organizzative di gestione del Ciclo Passivo, in funzione di una parametrizzazione legata a particolari condizioni (società, tipi documento, causali,…) è inoltre possibile gestire contemporaneamente diverse modalità nello stesso ambiente. Tale soluzione è legata all’esigenza di massima flessibilità richiesta in questi casi.
Scansione differita alla registrazione del documento
In questa modalità l’utente che riscontra/contabilizza i documenti deve solamente apporre delle etichette barcode sul cartaceo e rilevare il numero. Jdoc si prende carico in un momento successivo o preventivo di agganciare alla registrazione il (i) relativi file scannerizzati.
Dal momento che agli utenti saranno rese disponibili delle etichette con stampato sopra un protocollo progressivo univoco (verranno periodicamente fatte stampare in azienda o in tipografia), l’utente dovrà apporre sul documento cartaceo l’etichetta (solo sulla prima pagina); quando l’utente catalogherà il documento sulla procedura Gestionale/contabile, al momento della conferma, rileverà il numero di protocollo presente sull’etichetta barcode (tipicamente con l’ausilio di una pistola per la lettura barcode).
In fase di chiusura della registrazione i programmi gestionali si incaricherranno di trasferire i dati di catalogazione della fattura fornitore (cod. fornitore, numero documento, …) a Jdoc, tutto ciò avviene in modo trasparente all’utente.
Nel sistema Jdoc si viene cosi’ a generare un documento “temporaneo” che è privo di immagine, ma ha già una tipologia e le relative chiavi di ricerca.
Il numero univoco presente sull’etichetta verrà trasferito congiuntamente alle informazioni di catalogazione del documento e sarà poi utilizzato come chiave di correlazione tra l’immagine creata allo scanner e la registrazione temporanea del documento.
Vi è inoltre la possibilità di apporre un’altra etichetta sulla prima pagina dei documenti da allegare.
Tramite questo sistema, al momento della scannerizzazione batch del blocco di documenti, il modulo scanner di Jdoc riuscirà a capire l’inizio fattura e l’inizio dei relativi allegati, e potrà attribuire ai file multipagina cosi generati la chiave univoca di catalogazione (barcode) in Jdoc.
Al momento della scannerizzazione batch, tramite il barcode recognition del modulo Scanner di Jdoc (JScan), verrà identificata la chiave di catalogazione (riferimenti protocollo) dalla etichetta documento: mediante tale chiave si andrà a completare il documento temporaneo precedentemente catalogato.
È possibile effettuare verifiche e ricerche sui documenti catalogati e scansiti.In questa modalità organizzativa sui documenti cartacei dovrà essere trascritto il riferimento di protocollo IVA di registrazione, in alternativa è possibile creare un apposito registro che correla il seriale del barcode con il protocollo IVA stesso.
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