La conservazione digitale delle scritture contabili deve continuare ad essere un obbligo
Con la pubblicazione della legge 4 agosto 2022 n.122 di conversione con modificazioni del decreto-legge 21 giugno 2022, n. 73, il legislatore è intervenuto a modificare l’art.7 del DL 357/94, introducendo una novità alquanto discutibile ed i cui effetti potrebbero essere nocivi per il nostro paese. In particolare, secondo la nuova formulazione dell’art.7, comma 4-quater, DL 357/94, si considera regolare la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile, anche senza che sia stato stampato o conservato in digitale, purché in sede di verifica gli stessi risultino aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengano stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi verificatori ed in loro presenza.
Al fine di esaminare le ragioni per cui la conservazione, in particolar modo la conservazione digitale, DEVE continuare ad essere un obbligo per aziende e studi professionali, si rimanda a un documento che ho scritto e che possiamo riassumere nei seguenti 10 punti:
1. La conservazione è un obbligo espressamente richiesto dal Codice Civile (art. 2220), oltre da altre disposizioni fiscali (art.22 DPR 600/73).
2. Le registrazioni contabili nei sistemi di contabilità e ERP non possono essere considerate documenti informatici rilevanti ai fini tributari, perché non garantiscono le caratteristiche di cui al DMEF 17 giugno 2014, e cioè immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
3. Le scritture contabili, se non conservate, potranno sempre essere oggetto di contestazione con riguardo alla loro genuinità, il che significa che vi è un degrado della loro efficacia probatoria.
4. La nuova norma non è sempre facilmente applicabile, come nel caso del libro inventari che deve essere sottoscritto entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
5. La conservazione digitale riduce il rischio in ambito cybersecurity, nei casi venga demandata a conservatori in possesso di alti requisiti in termini di sicurezza informatica (es. ISO 27001).
6. Il collegio sindacale deve vigilare che la conservazione venga eseguita correttamente.
7. Il responsabile della conservazione potrebbe recedere dal proprio incarico, perché la scelta di non conservare contrasta con diverse disposizioni, tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale.
8. Potrebbero insorgere delle criticità in caso di sostituzione del sistema contabile o ERP oppure di cambio dello studio professionale.
9. Non si può andare contro le nuove disposizioni previste nel regolamento (UE) 910/2014, che prevedono l’introduzione a breve di un servizio di archiviazione elettronica qualificato per documenti elettronici.
10. Esistono poi altre criticità di carattere operativo a cui si va incontro se non si opta per la conservazione, come per esempio la formalizzazione della scelta di non conservare e l’assolvimento dell’imposta di bollo.
